Häufige Fragen zu b:case

Klar, es gibt Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme. Und im Vergleich zum Taschenrechner haben Excel & Co. auch ganz erhebliche Fortschritte gebracht und anspruchsvolle Business Cases überhaupt erst ermöglicht. Aber wie es mit dem technischen Fortschritts ist; irgendwann hat eine Technologie ihren Zenit überschritten. Oder heizen Sie heute noch mit Kohleöfen?

Die Anforderungen an Business Cases sind gestiegen und werden weiter steigen. Wer heute eine millionenschwere Entscheidung alleine auf Basis von laufendem Erlös minus laufenden Kosten treffen möchte, muss über eine sehr ausgeprägte Risikoneigung verfügen. Ohne belastbare Aussagen zum Nettobarwert einer Investition, zu den Liquiditäts- und Ergebniseffekten des Vorhabens oder zu ihren Auswirkungen auf den Personal- und Kapazitätsbedarf werden Entscheidungen über größere Vorhaben kaum noch getroffen. Und diese Ergebnisse mit Excel zu berechnen ist extrem aufwändig und fehleranfällig.

Es gibt zwei Ansätze, Business Cases mit Excel durchzuführen. Einmal mit Business Case Templates, in die nur noch Daten eingegeben werden müssen und die das Ergebnis dann automatisch berechnen. Das funktioniert - aber nur bei sehr einfachen und standardisierten Fragestellungen. Komplexe oder individuelle Sachverhalte lassen sich damit nicht abbilden. Bleibt also nur die zweite Möglichkeit, das Rechenwerk selbst zu entwickeln. Und das ist eine zeitraubende Angelegenheit, weil Business Case Verantwortliche zumeist keine hauptberuflichen Systemanalytiker, Programmierer oder Finanzmathematiker sind, sondern Projektleiter, Berater oder Controller. Die durchdringen zwar die Fragestellung, sind aber nicht darauf spezialisiert, diese in funktionierende und methodisch korrekte Rechenmodelle zu überführen. Und genau das sind die Schwierigkeiten, die dazu führen, dass tage- und wochenlang programmiert wird und ein kaum noch überschaubares, unstrukturiertes und nur noch Eingeweihten zugängliches Formelwerk entsteht.

Einen Business Case mit b:case erstellen ist dagegen einfach. Denn hier wird nur noch der zu untersuchende Sachverhalt mit Hilfe leistungsfähiger Modellierungswerkzeuge beschrieben. Mehr nicht. Die Berechnungen und die Ergebnisaufbereitung in Grafiken und Tabellenausgaben geschehen vollautomatisch durch das Programm.

Ja, eine gewisse Komplexität des Business Case vorausgesetzt, werden Sie mit b:case 3-6 x mal schneller sein, als wenn Sie für den Business Case ein eigenes Rechenwerk programmieren müssen. Zeit- und Arbeitsersparnis steigen mit der Komplexität des Business Case an. Der Grund ist simpel: Viele zeitraubende Arbeiten, die bei einer Excel-Entwicklung anfallen, gibt es bei b:case nicht mehr, weil diese vollständig vom Programm übernommen werden. Sie sehen die Unterschiede am besten, wenn Sie die einzelnen Arbeitsschritte eines Business Case vergleichen, einmal mit Excel & Co und einmal mit b:case. Bei b:case müssen Sie deutlich weniger Arbeiten durchführen. Vergleichen Sie selbst.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen: Von selbst treffen Sie mit b:case keine besseren Entscheidungen. Aber mit b:case haben Sie ein Werkzeug, mit dem Sie bessere, belastbarere und nachhaltigere Entscheidungen treffen können. Dafür gibt es drei Gründe:

1. Mit b:case erstellte Berechnungen und Analysen sind die viel näher an der Realität dran, als Sie das mit einer Tabellenkalkulation in vertretbarer Zeit schaffen können
   b:case verfügt über einfach und intuitiv nutzbare Modellierungswerkzeuge, mit denen Sachverhalte so abgebildet werden, wie sie in der Realität vorkommen. Bei selbstentwickelten Tabellenkalkulationen entfällt das, weil der Programmieraufwand häufig viel zu hoch ist und das nötige Wissen auch nicht immer vorhanden ist. Wollen Sie Beispiele haben? Dann sehen Sie sich am besten unser Video-Tutorial an.
   
2. b:case liefert Ihnen mehr entscheidungsrelevante Kennzahlen, als Sie das mit einer Tabellenkalkulation üblicherweise hinbekommen
   b:case berechnet automatisch eine Vielzahl entscheidungsrelevanter Kenngrößen. Neben dem Nettobarwert (Net Present Value) sind das der noch wenig verbreitete, aber methodisch flexiblere und aussagekräftigere Vermögensendwert, die Internal Rate of Return, Netto Cash Flow und Free Cash Flow, der Finanzmittelbestand (Guthaben), der Kreditstand, alle Ergebniskennzahlen (EBIT, EBITDA, EBT), die aus dem Vorhaben resultierenden Ertragssteuern (Gewerbe- und Körperschaftssteuer) sowie die vollständige periodengenaue Gewinn- und Verlustrechnung. Darüber hinaus liefert ihnen b:case periodengenaue Daten zu den benötigten Personalkapazitäten sowie zu den in den jeweiligen Zeitpunkten erforderlichen Personalzuwächse und –reduktionen. Schließlich enthält b:case sehr effektive Funktionen zur Risikoabschätzung, wie z. B. die einfache Bewertung von Ergebniseffekten oder die Sensitivitätsanalyse. Diese, hier noch nicht vollständig aufgelisteten Kenngrößen und Funktionen ermöglichen Ihnen einen differenzierten Blick auf das Vorhaben aus unterschiedlichen Perspektiven. Auf einer solch umfassenden Grundlage getroffene Entscheidungen sind belastbarer, nachhaltiger und besser, als wenn nur eine einzige Kenngröße zur Bewertung verfügbar ist.
3. b:case liefert Ihnen rechnerisch und methodisch korrekte Ergebnisse
   Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber nicht. Sie werden diese Erfahrung möglicherweise selbst schon gemacht haben und in wissenschaftlichen Untersuchungen wurde es nachgewiesen: Selbstentwickelte Tabellenkalkulationen enthalten ab einer gewissen Größe Fehler, die häufig unentdeckt bleiben und falsche Ergebnisse produzieren. Im besten Falle ist nur das Ergebnis nicht (ganz) korrekt und es wird keine nachteilige Entscheidung getroffen. Im schlechteren Falle treffen Sie aber aufgrund falscher Ergebnisse eine falsche und für Ihre Organisation schädliche Entscheidung. Ein weiteres Problem selbstentwickelter Business Case kann die unzureichende Methodik sein. Hier geht es nicht um Formelfehler, Kopierfehler oder falsche Referenzierungen. Das Problem sind unzureichend verstandene und falsch umgesetzte Methoden zur Ermittlung der Kennzahlen. Dies muss kein Vorwurf an den Ersteller des Business Case sein, da dieser ja meistens die fachliche Verantwortung für das zu untersuchende Vorhaben trägt und fundierte finanzwirtschaftliche Kenntnisse deshalb gar nicht erwartet werden können. Dennoch muss man sich bewusst sein, dass dieses Fehlerrisiko bei eigenentwickelten Business Cases besteht.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Eine Garantie, mit b:case immer die richtige Entscheidung zu treffen, gibt es nicht. Aber mit b:case bekommen Sie die Möglichkeit, Entscheidungen auf der Basis eines realitätsnahen, rechnerisch und methodisch fehlerfreien Modells und unter Berücksichtigung verschiedener Bewertungsaspekte zu treffen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf einer solchen Grundlage bessere Entscheidungen treffen, ist hoch.

Zunächst die kurze Antwort: Nein, b:case lohnt sich nicht immer. Wenn Sie ausschließlich einfache Vorhaben bewerten und dies auch noch selten passiert, sind Sie im Zweifelsfall mit Taschenrechner oder Excel genauso gut aufgehoben und sparen die Ausgaben für b:case. Aber b:case lohnt sich meistens. Und zwar aus reinen Kostengründen schon dann, wenn Sie mit Excel mehr als 2 - 3 Tage Aufwand in einen Business Case reinstecken.

Jetzt die längere Antwort: Wenn mindestens eines der folgenden Kriterien zutrifft, ist es wahrscheinlich, dass sich b:case für Sie lohnt:

• Der Aufwand für das Excel-Rechenmodell beträgt mehr als 2 – 3 Tage
• Die Annahmen zu den zukünftigen Mengen-, Preis-, Kosten- und Erlösentwicklungen sind unsicher
• Bei der Entscheidung sind verschiedene Nebenbedingungen zu berücksichtigen, wie z. B. hinreichende Liquidität oder ausreichende Kapazitäten
• Die Finanzierung des Vorhabens erfolgt zumindest teilweise unter Einbeziehung von Krediten
• Es ist damit zu rechnen, dass sich die heute bekannten Annahmen und Prämissen zum Vorhaben noch ändern werden
• Im Vorhaben sind abschreibungspflichtige Anschaffungen oder Leasingobjekte zu berücksichtigen
• Die Entscheidung wird auch unter Berücksichtigung der der Ergebniswirksamkeit (Auswirkung auf die Gewinn- und Verlustrechnung) getroffen
• Das zu untersuchende Vorhaben soll mit anderen Vorhaben Ihrer Organisation verglichen werden können

Wenn Sie es genauer wissen wollen, ob sich b:case für Sie lohnt, machen Sie den Test

Ohne zusätzliche Unterstützung können Sie mit b:case bereits nach 1 – 2 Stunden produktiv arbeiten. Die grundlegende Handhabung von b:case wird Ihnen vertraut sein. Sie kennen das aus vielen anderen Business Anwendungen, wie z. B. aus dem Microsoft Office Umfeld. Wenn Sie keine Schulung in Anspruch nehmen wollen, empfehlen sich für den Einstieg unsere Videos "Video Basis Case" und "Erweiterung Basis Case". Im ersten Video wird innerhalb von 10 Minuten die Entwicklung eines vollwertigen Business Case gezeigt. Im zweiten, ebenfalls rund 10 Minuten langen Video wird dieser Case erweitert und um spezielle Modellierungsmerkmale ergänzt. Wenn Sie diesen Case zur Übung nachbauen, verfügen Sie bereits über die nötigen Grundkenntnisse, um eigenständig mit b:case Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu erstellen, für die Sie mit Excel viele Stunden oder sogar Tage benötigen.

Vertiefte Kenntnisse des b:case Toolsets sind ratsam, wenn Sie eine hohe Produktivität anstreben und komplexe Sachverhalte ohne Umweg modellieren wollen. Auch hierfür gibt es viele Produktvideos, in denen jeweils ein eigenständiger Modellierungsaspekt in wenigen Minuten vorgestellt wird. Beherrschen Sie diese Funktionen, werden Sie in der Lage sein, in wenigen Stunden Business Cases zu erstellen, für die selbst gute Excel-Entwickler mehrere Tage oder Wochen benötigen.

Wenn Ihnen die Modellierung eines - vermutlich etwas komplexeren - Sachverhalts nicht gelingt, kann dies zwei Ursachen haben. Entweder ist Ihnen die vorhandene b:case Modellierungsfunktion noch nicht bekannt oder Sie kennen diese Funktion, wissen aber noch nicht, wie mit ihr umzugehen ist. Wenden Sie sich in diesem Fall am besten direkt an den b:case Anwendersupport. Drei Möglichkeiten haben Sie:

1. Der kostenfreie E-Mail-Support für Fragen zur Nutzung von b:case. Dieser Service ist den Inhabern einer Volllizenz vorbehalten. Bei Anfragen dieser Art ist die Angabe Ihrer Service-ID erforderlich (Menüpunkt "?" - Info - dort vorletzter Eintrag "Service-ID"
2. Der kostenpflichtige Telefonsupport für Fragen zur Nutzung von b:case. Der Support erfolgt über eine kostenpflichtige Telefonnummer und steht allen Anwendern von b:case zur Verfügung.
3. Der kostenpflichtige On-Site Support, der nach den Consulting-Tagessätzen berechnet wird.

In der Regel wird Ihnen dieser Support bei der Beantwortung Ihrer Fragen sofort helfen, so dass die Arbeit am Business Case nicht unterbrochen werden muss.

Der Anspruch von b:case ist, dass dies möglich sein soll. Trotzdem kann es passieren, dass einzelne Sachverhalte nicht in der von Ihnen gewünschten Präzision oder nur mit erheblichem Aufwand über Workarounds oder eventuell sogar überhaupt nicht mit b:case abbildbar sind. Für uns kann das ein willkommener Anlass sein, die Funktionalität von b:case zu erweitern. Sollte es also passieren, dass Sie Ihre Modellierungsanforderungen mit b:case noch nicht in der gewünschten Form umsetzen können, bitten wir Sie um eine entsprechende Benachrichtigung. Wir prüfen diese Anforderung und setzen sie um, wenn erkennbar ist, dass diese Funktion auch für andere b:case-Anwender von Interesse ist.

Generell sind die technischen Voraussetzungen für b:case gering. Für den reibungslosen Einsatz benötigen Sie einen handelsüblichen PC als Desktop oder Notebook mit einem 64-Bit Betriebssystem und mindestens 4 GB Systemspeicher. b:case läuft sowohl unter Windows als auch unter MAC-OSX. b:case ist optimiert für die Bildschirmauflösung 1920 x 1080. Die empfohlene Bildschirmgröße beträgt mindestens 13 Zoll; der ideale Arbeitsmodus wird auf Bildschirmen ab 21 Zoll und größer erzielt. Für eine effiziente Arbeit benötigen Sie als Mindestausstattung einen Core i3-Prozessor (oder eine vergleichbare CPU); inbesondere bei großen Cases empfiehlt sich ein Core-i5-Prozessor (oder eine vergleichbare CPU). Die hier aufgeführten Basisanforderungen sind in typischen PC-Arbeitsplatzsystemen zumeist erfüllt.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner Administratorrechte besitzen, können Sie alle technischen b:case Programmversionen problemlos installieren. Wenn Sie keine Administratorrechte besitzen, müssen Sie sich diese entweder für die Installation geben lassen, oder Sie installieren die funktionsgleiche Programmversion, die keine Adminstratorrechte erfordert. Die Ausführung der MAC-OSX-Programmversion erfordert keine Administratorrechnte.

Insbesondere in größeren Unternehmen kann die Installation neuer Softwareprogramme die Zustimmung der IT-Abteilung erforderlich machen. Hier für gibt es das „Technische Datenblatt für Softwareanwendung b:case“, das Sie von dieser Seite herunterladen und Ihren IT-Verantwortlichen weiterleiten können. Soviel vorab: Im laufenden Betrieb erfordert b:case keine Administratorrechte. b:case arbeitet mit einem proprietären Datenformat und tauscht mit anderen Anwendungen in Ihrem Hause keine Daten aus (Ausnahme: es gibt eine Datenexportfunktion aus b:case in Microsoft-Excel). Unverträglichkeiten mit anderen Anwendungen sind nicht bekannt. Das bedeutet für Sie, dass b:case aus technischer Sicht problemlos installiert werden kann.

Weitere Informationen finden Sie im „Technischen Datenblatt für Softwareanwendung b:case“.

Die Softwareanwendung b:case sammelt und überträgt keine Daten über das Nutzerverhalten oder sonstige auf dem Gerät des Anwenders befindliche Daten und überträgt keine Daten aus den mit b:case erstellten Projekten. Auf Ihre mit b:case erstellten Projektdaten hat also ohne Ihr Zutun kein außenstehender Dritter Zugriff.

b:case erstellt Protokolle über den Systemverlauf, die im Fehlerfall zur schnelleren Problemlösung beitragen können. Die Versendung dieser Protokolle an bcase GmbH erfolgt aber nicht automatisch und muss durch den Anwender veranlasst werden.